Addio libretti universitari, documenti e certificati cartacei. Ormai la “vita burocratica” dello studente è destinata a diventare soltanto digitale. L’ateneo di Verona, da sempre all’avanguardia nell’ambito dei servizi informatici, ha avviato le procedure per il nuovo fascicolo elettronico per i propri iscritti. Abbiamo fatto il punto su questa interessante novità con Marco Trainotti della direzione Informatica dell’Università.

Come funziona il nuovo fascicolo elettronico?

Con questo nuovo procedimento all'atto dell'immatricolazione si crea automaticamente, nel sistema di Protocollo ufficiale dell'ateneo, chiamato "Titulus", un fascicolo informatico dello studente. Le informazioni contenute nel fascicolo riguardano l’amministrazione titolare del procedimento, che cura la costituzione e la gestione del fascicolo medesimo; sono inoltre contenute informazioni dello studente e dell’oggetto del procedimento oltre che all’elenco dei documenti contenuti.

Spiegato in parole più semplici, lo studente quando s’immatricola possiede già il suo fascicolo elettronico dove è inserito già il primo documento amministrativo, ovvero la sua domanda di immatricolazione. Tale fascicolo sarà poi il contenitore ‘virtuale’ di tutti gli atti documentali della sua carriera.

Cosa cambia per lo studente?

Lo studente non si accorge di nulla e non deve fare nulla di diverso. A regime però, fra qualche mese, avrà a disposizione uno strumento di consultazione di tutti gli atti registrati nel suo fascicolo intercorsi tra lui e l'amministrazione, visionabile in qualsiasi momento. Infatti, ai fini della trasparenza, è in fase di realizzazione la possibilità che lo studente possa consultare il suo fascicolo dalla sua pagina web accedendo ai servizi online. Al compimento di un evento di carriera come esami, certificati, richiesta della domanda di laurea, o chiusura della carriera accademica, nel fascicolo potranno essere messi, in maniera automatica o manuale, tutti gli atti che intercorrono tra lo studente e l'amministrazione.

Quale funzione ha il nuovo fascicolo elettronico nel processo di digitalizzazione delle pratiche amministrative dell’ateneo?
E' il primo passo per poter digitalizzare le pratiche d’immatricolazione. Se la domanda d’immatricolazione fosse un documento informatico, allora il fatto di avere un fascicolo studente e un documento informatico protocollato sul sistema di gestione documentale consentirebbe all'amministrazione di non conservare la copia cartacea.
E' in fase di studio del gruppo di lavoro formato da personale della direzione Informatica e direzione Didattica e servizi agli studenti – area Back office e Ufficio protocollo la possibilità che questo possa avvenire.  Il problema sostanziale in questo momento è dotarsi di sistemi che permettano di sostituire la firma autografa (eseguita all'atto dell'immatricolazione), con una firma elettronica qualificata (ad esempio firma grafometrica).

Purtroppo la normativa italiana spesso complica le cose, anche nelle buone intenzioni come nel caso della digitalizzazione: consente di conservare solo la copia elettronica del documento, solo se lo studente appone la sua firma digitale. Ma quanti studenti possiedono tale strumento? La tanto declamata carta di identità elettronica avrebbe risolto ogni problema, facendo fare un enorme balzo avanti nella semplificazione della burocrazia nell’intero settore della PA.

26/09/2014

Sara Mauroner